Verslag raad van toezicht

 

In dit verslag geven wij aan hoe wij als raad van toezicht (RvT) in 2016 toezicht hebben gehouden op het bestuur van Talis en op de algemene gang van zaken in de organisatie. Wij zijn klankbord voor de raad van bestuur en wegen binnen onze toezichthoudende functie zelfstandig het maatschappelijke belang af tegen de financiële continuïteit van Talis. Wij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van ons eigen functioneren.

Het Reglement Werkwijze Raad van Toezicht waarborgt de onafhankelijkheid van de raad. Het voorziet in de procedure wanneer tegenstrijdige belangen gaan spelen voor de woningcorporatie en/of leden van de raad van toezicht. Deze tegenstrijdige belangen hebben zich niet voorgedaan in 2016. De raad van toezicht houdt zich aan de integriteitscode van Talis.

 

Werkwijze

Onze werkwijze is vastgelegd in het Reglement Werkwijze Raad van Toezicht.

 

Voor de uitvoering van onze taken laten wij ons informeren door de raad van bestuur. Wij overleggen ook twee keer per jaar met de ondernemingsraad en huurdersvereniging Accio. Daarnaast bieden het wettelijk kader en diverse beheers- en toetsingsinstrumenten duidelijke handvatten.

 

Talis voldoet op vrijwel alle punten aan de Governancecode, maar hanteert op een aantal punten bewust een eigen lijn. De voornaamste afwijkingen zijn:

• De raad van toezicht kiest niet voor een jaarlijkse vergadering met alle belanghouders, omdat diverse maatwerkbijeenkomsten de raad uitstekende mogelijkheden bieden om in een informele setting belanghouders te ontmoeten. Wel heeft de raad van toezicht afzonderlijk contact met huurdersvereniging (voorheen platform) Accio. Deze is in juni 2016 opgericht.

• De raad van toezicht heeft geen eigen integriteitreglement opgesteld. Wij onderschrijven de integriteitcode van Talis en houdt zich daarnaast aan de integriteitartikelen uit haar Reglement Werkwijze Raad van Toezicht.

 

Samenstelling

Eind 2016 telde de raad van toezicht vijf leden. De tweede vierjaarstermijn van de heer Quint liep op 30 juni af. Vooruitlopend op de daardoor ontstane vacature in de raad is per 1 juni de heer Peperzak benoemd tot lid van de raad van toezicht en van de auditcommissie.

 

Mevrouw E. (Elly) van der Bijl, voorzitter, 62 jaar. Zij is eigenaar van Trait d’Union, bureau voor training en advies. Relevante nevenfuncties:  voorzitter raad van toezicht van woonzorgconcern IJsselheem tot 1 juli 2016,  interim-voorzitter van de raad van toezicht van RIBW Arnhem Veluwe Vallei tot 1 oktober 2016, vanaf 1 oktober 2016 lid van de raad van toezicht, lid van de raad van toezicht van Zorggroep Amsterdam Oost vanaf 1 juli 2016. De eerste vierjaarstermijn liep af op 30 april 2015. Zij is per 1 mei 2015 herkozen voor een tweede periode die loopt tot 1 mei 2019 en is per die datum reglementair aftredend.

 

Mevrouw Y.S. (Yolande) Ulenaers, lid benoemd op voordracht van de huurders, 53 jaar. Zij is bestuurder van Scholengroep Rijk van Nijmegen. De eerste vierjaarstermijn liep af op 30 november 2016. Zij is per 1 december 2016 herkozen voor een tweede periode die loopt tot 1 december 2020 en is per die datum reglementair aftredend. Zij is voorzitter van de remuneratiecommissie.

 

De heer B. (Bram) Peperzak, lid, 41 jaar. Hij is operationeel manager bij KiesZon in Rosmalen, een bedrijf dat is gespecialiseerd in energieopwekking met zonnepanelen. Dit bedrijf is op 22 december 2016 overgenomen door Greenchoice. Relevante nevenfuncties: lid van de oudercommissie van basisschool De Speelhoeve in Wijchen tot 1 juli 2016. Hij is benoemd op 1 juni 2016 en treedt af op 31 mei 2020. Hij komt in aanmerking voor herbenoeming tot 2024. Het traject van werving en benoeming is gebeurd conform de vastgestelde werving & selectieprocedure voor leden van de raad van toezicht. Hij is lid van de auditcommissie.

 

De heer R.W. (Roelof) Bleker, lid benoemd op voordracht van de huurders, 49 jaar. Hij is dijkgraaf van het Waterschap Rivierenland. Relevante nevenfuncties: voorzitter GR Aquon, voorzitter raad van toezicht Stichting Stimuleringsfonds voor de Creatieve Industrie, voorzitter raad van toezicht Slot Loevestein, lid commissie Toezicht van Centrum voor Veilig Wonen in verband met de gasbevingen in Groningen, lid van het bestuur van pop-productiehuis ON, lid raad van toezicht Saxion Hogeschool. De eerste vierjaarstermijn liep af op 30 november 2014. Hij is per 1 december 2014 herkozen voor een tweede periode die loopt tot 1 december 2018 en is per die datum reglementair aftredend. Hij is lid van de remuneratiecommissie.

 

De heer J.V.C.T. (Jeroen) van Duren, lid, 47 jaar. Hij is financieel manager bij de Sint Maartenskliniek in Nijmegen. Relevante nevenfuncties: lid raad van toezicht bij scholengroep Over en Midden Betuwe, lid raad van toezicht bij welzijnsorganisatie STUW/SWG, lid raad van toezicht bij Stichting Gezondheidscentra Eindhoven SGE. Hij is benoemd per 1 juni 2015 en treedt af op 31 mei 2019. Hij komt in aanmerking voor herbenoeming tot 2023. Hij is voorzitter van de auditcommissie.

 

Vergaderingen

In 2016 hebben wij vijf keer regulier vergaderd in aanwezigheid van de raad van bestuur. In de vergaderingen zijn de onderdelen van de planning-en-controlcyclus door de raad van bestuur ter goedkeuring voorgelegd. Dit betrof de begroting 2016, jaarverslag en jaarrekening 2015, het bod op de gemeentelijke woonvisie Nijmegen en Wijchen en het strategisch vastgoedbeleid.

Een aantal onderwerpen heeft in 2016 onze extra aandacht gekregen, onder andere: diverse investeringsbesluiten nieuwbouw, groot onderhoud en herstructurering (o.a. Kolpingbuurt), het huurbeleid, implementatie Woningwet.

 

Projectendag

In 2014 is door het bestuur in overleg met de raad de zogenaamde ‘Projectendag raad van toezicht’ ingevoerd. In deze nieuwe werkwijze worden wij vroegtijdig geïnformeerd over grote projecten, inclusief het inzicht in de financiële consequenties op basis van realistische kostenramingen en in de mate waarin de projecten al dan niet voldoen aan de rendementseisen.

 

Kerncommissies

De auditcommissie is ingesteld ter ondersteuning van het toezicht door de raad van toezicht en als klankbord voor het bestuur. Deze rol vervult de auditcommissie op de volgende onderdelen:

• de financiële informatievoorziening aan de raad van toezicht en externe toezichthouders;

• de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen, waaronder het toezicht op significante financiële risico’s ten aanzien van treasury en fiscaliteit en de werking van interne gedragscodes zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling;

• het functioneren van de externe accountant, het onafhankelijke toezicht van de accountant en het door deze accountant opgestelde controleplan/auditplan;

• naleving van aanbeveling en opvolging van opmerkingen van de controller en de externe accountant.

 

De belangrijkste taak van de remuneratiecommissie is het doen van voorstellen over het bezoldigingsbeleid aangaande het bestuur, het houden van een jaarlijks functioneringsgesprek met het bestuur en het opmaken van een beoordelingsrapport van het bestuur waarin tenminste een evaluatie van de prestaties van het afgelopen jaar en de doelstellingen voor het komende jaar zijn opgenomen. De commissie brengt hierover aan de raad van toezicht verslag uit.

 

Zelfevaluatie

De raad van toezicht moet één keer per twee jaar onder externe begeleiding haar eigen functioneren evalueren. Deze evaluatie heeft in 2016 plaatsgevonden. Wij hebben naar aanleiding van een eerdere zelfevaluatie afgesproken dat wij na iedere vergadering reflecteren op ons functioneren tijdens de vergadering. Deze reflectie vindt plaats gezamenlijk met de raad van bestuur.

 

Deskundigheidsbevordering

Wij hebben ons verplicht op basis van de Governancecode over 2015 en 2016 minimaal 10 PE-punten te halen. Vanaf 2017 is deze verplichting 5 PE-punten per jaar.

Wij hebben in 2016 in het kader van voor Talis relevante deskundigheidsbevordering diverse bijeenkomsten gevolgd.

 

Integriteit

Talis beschikt over een integriteitscode. Hierin is vastgelegd wat van elkaar kan worden verlangd en waarop men door elkaar kan worden aangesproken. Ook voor huurders, leveranciers en andere belanghebbenden maakt deze code duidelijk waar Talis voor staat en aan welke waarden en normen zij zich houdt. De code heeft een interne en externe functie. Wij stellen vast dat het toezicht in 2016 is uitgevoerd volgens de regels die daarvoor gelden, waarbij de eigen onafhankelijkheid steeds gewaarborgd is. In het verslagjaar is geen sprake geweest van situaties van belangenverstrengeling tussen (leden van) de raad van toezicht en Talis.

 

Relatie met de huurders

Een delegatie van de raad van toezicht heeft twee bijeenkomsten bijgewoond met huurdersplatform (later in het jaar huurdersvereniging) Accio (in april en november). Tijdens deze bijeenkomsten is onder andere gesproken over het huurbeleid, ontwikkelingen in de sector algemeen, de transitie van huurdersplatform naar huurdersvereniging en het bod aan de gemeenten Nijmegen en Wijchen.

 

Stakeholdersbijeenkomst Wonen & Zorg

Eind 2016 hebben wij op uitnodiging van de raad van bestuur deelgenomen aan een stakeholderbijeenkomst over de woonbehoefte van kwetsbare doelgroepen. Aan deze bijeenkomst hebben wij met vertegenwoordigers van diverse zorgorganisaties, cliëntenraad en een maatschappelijk adviesbureau gesproken over de huisvesting van cliënten die voorheen in een intramurale setting verbleven en door nieuwe wetgeving (extramuralisering) zelfstandig in de wijk moeten gaan wonen.

 

Relatie met de externe accountant

Volgens de nieuwe Governancecode mogen corporaties niet langer dan acht jaar gebruik maken van dezelfde accountantsorganisatie om de onafhankelijkheid van de accountantscontrole te waarborgen. De bepaling geldt in beginsel vanaf verslagjaar 2016. Talis maakt al langer dan acht jaar gebruik van de diensten van dezelfde accountantsorganisatie (PWC). De huidige accountant tekent de controleverklaringen vanaf verslagjaar 2011. De huidige eisen uit de Governancecode geven aan dat Talis in 2016 een nieuwe accountantsorganisatie had moeten benoemen. Talis heeft echter gebruik gemaakt van de overgangsregeling om de benoemingstermijn van de nieuwe accountantsorganisatie met een jaar te verlengen. De belangrijkste reden hiervoor waren de drukke werkzaamheden die voortvloeien uit de implementatie van de nieuwe Woningwet.

 

Honorering

Het Reglement Werkwijze Raad van Toezicht bepaalt dat de vergoeding voor de leden van de raad van toezicht niet afhankelijk is van de resultaten van Talis. De hoogte komt overeen met de adviesregeling van de Vereniging van Toezichthouders bij Woningcorporaties (VTW). Daarbij heeft Talis de status van H-corporatie, in de zin van de Sector brede Beloningscode Bestuurders Woningcorporaties. De WNT 2 (Wet normering topinkomens) is sinds 1 januari 2015 van toepassing. De honorering van de leden van de raad van toezicht past binnen deze regeling. In de geconsolideerde jaarrekening is de bezoldiging van de leden van de raad van toezicht opgenomen. De raad van toezicht heeft geen eigen budget, zodat eventuele uitgaven onderdeel uitmaken van de reguliere begroting van Talis. Wij achten de hoogte van de vergoedingen in overeenstemming met het maatschappelijke belang van adequaat en professioneel toezicht op een corporatie van deze omvang.

© Talis 2017  |  Disclaimer  |  Colofon  |  Contact  | Jaarverslag 2015